ARCHIVO JUNTA VECINAL DE ZURITA DE PIÉLAGOS
Proyecto de gestión documental y
digitalización
Estamos inmersos en la era digital y tanto la empresa privada
como la Administración Pública deben adecuarse a esta nueva etapa de cambios
tecnológicos para optimizar sus recursos y modernizar sus archivos, mejorando
su rendimiento económico y optimizando el tiempo dedicado a la gestión y búsqueda
de documentación, además de la contribución a preservar el medio ambiente, pues
el uso de papel se reduce considerablemente.
En este contexto, GC PROYECTOS DIGITALES, empresa dedicada a
la digitalización y gestión documental presenta una amplia gama de servicios
que ofrece todo tipo de soluciones personalizadas para que cada archivo, según
sus características particulares, pueda recibir un tratamiento y asesoramiento adecuado
a sus necesidades, para optimizar sus recursos de forma satisfactoria.
Con esta idea de gestión y en aras de mejorar y optimizar
tiempo y recursos, la Junta Vecinal de Zurita, Entidad Menor de carácter Local,
encomienda a GC PROYECTOS DIGITALES, la digitalización, gestión y organización
de todo su archivo documental.
A continuación se detallan las actuaciones llevadas a cabo
desde la recogida de documentación en el local de la Junta Vecinal hasta su
posterior devolución, cuando el archivo digital ya está finalizado.
En primer lugar se recoge la documentación, un total de 5
cajas, que contienen el archivo
completo, tal y como se encuentra organizado hasta la fecha por las personas
encargadas de este trabajo hasta el mes de Junio de 2015.
Detalle del Archivo que nos encontramos. Carpetas
suspendidas con una gran acumulación de documentos sin clasificar
Se traslada toda la documentación a las instalaciones de GCPROYECTOS DIGITALES, y se comienza la manipulación de los documentos uno por
uno para comprobar su estado, desgrapar, desdoblar y hacer un espurgo de
papeles que no son válidos o están repetidos (estos papeles se apartan en una
caja y más tarde se entregarán junto con el archivo digital para que el responsable
del archivo los trate según crea conveniente).
Traslado de
la documentación a nuestras instalaciones
Una vez conocido el estado de los documentos, se clasifican
y catalogan, dando un número de registro a cada documento y posteriormente se
procede a la elaboración de una base de
datos que contiene 278 archivos con un total de 4.756 páginas digitalizadas, y que es una herramienta fundamental para la
organización del archivo tanto en papel como archivo digital, facilitando la localización
de cada archivo.
Proceso de clasificación. En este momento los documentos se
desgrapan, se clasifican, se ordenan y se catalogan los documentos previo al
proceso de digitalización e indexación
|
Cada documento se digitaliza y se crea un archivo digital,
organizado en carpetas según una clasificación establecida en el siguiente
cuadro de clasificación:
El Archivo digital con los objetos
indexados y digitalizados listos para almacenarlos en un servidor
|
Físicamente la documentación se organiza en carpetas y
legajos y se le da su ubicación correspondiente en la base de datos (un total
de 12 legajos y 48 carpetas)
El Archivo Digital creado se almacena en un servidor que
puede ser consultado desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar a través
de unas claves de acceso.
Imagen del archivo digital en un
servidor disponible para cualquier dispositivo remoto y accesible desde
cualquier lugar
Se crean tres copias de seguridad: Una en propiedad de GC PROYECTOS DIGITALES, otra en el servidor remoto y una tercera que
se entrega al cliente.
Finalmente entregamos la documentación tal y como se ha estipulado con el cliente.
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